個人情報保護方針

(お客様及びお取引先様の個人情報の取扱いについて)
○山口ビルシステム株式会社・神田不動産株式会社(以下「当社」)では、お客様及びお取引先様(以下「お客様」)の個人情報を保護しその信頼を確保するため、個人情報の取扱いに関する方針を定め、お客様からお預かりしている大切な個人情報の適正な管理・利用と保護に努めています。また、適正な個人情報保護を実現するため、この方針を継続的に維持・改善してまいります。
1.情報の取得
お客様の個人情報は、ビル管理及びこれらに付随する業務、不動産賃貸等の遂行において必要な範囲で取得いたします。
2.取得する情報の種類
ビル管理及びこれらに付随する業務、不動産賃貸等に必要な個人情報として主に、お客様の氏名・住所・連絡先・職業等について取得いたします。また、当社が提供する各種商品・サービス等に関連して、業務上必要な範囲でお客様の個人情報をご提供いただく場合があります。
3.情報の取得方法
当社では、適法かつ公正な手段によって、お客様の個人情報を取得いたします。主には、申込書・契約書や所定の届出用紙等により取得します。また必要に応じてインターネット等で情報を取得する場合があります。
4.利用目的
お客様の個人情報は、以下の業務に必要な範囲内において利用いたします。
(1) ビル管理及びこれらに付随する業務におけるサービスのご提供、契約の締結・履行・維持管理
(2) 不動産賃貸におけるサービスのご提供、契約の締結・履行・維持管理
(3) その他、当社が提供する各種商品・サービス等の業務遂行に必要な場合
これらの利用目的は、個人情報保護方針をホームページ等に掲載することにより公表いたします。
また、書面等によりお客様から直接お客様の個人情報を取得する場合には、あらかじめお客様にこれらの利用目的を明示いたします。
(4) あらかじめ明示した目的以外での利用はいたしません。
5.情報の管理
お客様の個人情報を正確かつ最新なものにするために、業務上必要な範囲内で適切な措置を講じます。また、お客様の個人情報への不正なアクセスや漏洩、滅失、き損その他お客様の個人情報の安全管理のために必要かつ適切と考えられる対策を講じます。
6.情報の提供
当社では、原則としてお客様の同意がない限りお客様の個人情報を第三者に提供いたしません。
但し、以下の場合には、当社は必要最小限の範囲で、お客様の同意を得ないでお客様の個人情報を第三者に提供することがあります。
(1) 法令に基づく場合
(2) 個人情報保護法に従ってお客様の個人情報の共同利用を行う場合
(3) 利用目的の達成のために業務を委託する場合
(4) その他個人情報保護法に基づき、お客様の同意を得ないでお客様の個人情報を提供することが認められている場合
7.情報の開示・訂正・利用停止・消去
お客様からお客様ご自身に関する個人情報の開示・訂正・利用停止・消去等の依頼があった場合は、ご本人であることを確認させていただいたうえで、特別の理由がない限り速やかに対応いたします。
8.関係法令等の遵守
お客様の個人情報については、個人情報保護法その他の関連法令・ガイドライン等の定義、考え方、取扱い等を遵守して対応いたします。
9.個人情報に関するお客様申し出
お客様からの個人情報の取扱いに関するお申出については、当社個人情報受付窓口等で適切かつ迅速に対応いたします。

制定 : 平成26年5月1日
山口ビルシステム株式会社
代表取締役
國村明宏